В АО «Алмалыкский ГМК» продолжается реализация Концепции «Цифровой АГМК-2030», в рамках которой разрабатываются и внедряются современные информа­ционные системы, различные программные продукты, направленные на безбумажное делопроизводство и значи­тельную экономию времени. На страницах нашей газеты мы уже рассказывали о некоторых разработках, над ко­торыми трудились специалисты УАП, в частности, отдел разработки информационных систем (ОРИС) СИТ. О том, что уже сделано в этом направлении на сегодняшний день, рассказывает ведущий инженер-программист этого отдела Шахноза АБДУЛЛАЕВА.

- Информационные технологии позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные про­цессы, которые в последние годы занимают все большее место в жизнедеятельности человеческого общества.

Сотрудники нашего отдела разра­батывают и улучшают информацион­ные системы, направленные на повы­шение оперативности, снижение затрат времени, труда, энергии, материальных ресурсов, транспортных затрат…

В настоящее время на АГМК внедре­на программа электронного докумен­тооборота (ЭДО) Directum. Это совре­менная платформа безбумажного дело­производства, охватывающая почти все виды бумажных документов комбината и многие бизнес-процессы, включая согласование документов, подпись документов электронной цифровой подписью и пр. Данный программный продукт пришел на смену системе ЭДО «Pegas», которая была разработана силами специалистов УАП.

Что же собой представляет новая система? Какие процессы автомати­зирует и на кого рассчитана? Что обе­спечивает новая система электронного документооборота и какие положи­тельные моменты её внедрения уже можно отметить?

Как правило, все виды документов, которые участвуют в документообо­роте предприятия, подразделяются на три категории: организационные, распорядительные и информационно- справочные. Directum – это система электронного документооборота со встроенными интеллектуальными сер­висами для автоматизации процессов документооборота. Она заменяет сразу несколько узких программных про­дуктов, обеспечивая взаимодействие пользователей в едином цифровом пространстве.

А ЭДО - автоматизированная инфор­мационная система, которая упрощает работу с документами как внутри ор­ганизации, так и при взаимодействии с внешними контрагентами. Она помо­гает организовать создание, передачу, согласование и утверждение докумен­тов, подписанных электронной под­писью, а также применять документы в электронном виде без заполнения бумажных носителей.

В 2015 году мной и начальником отдела разработки информационных систем, в то время ещё инженером- программистом Рустамом Сафиулли­ным, была разработана одна из версий документооборота с помощью инфор­мационно-аналитического комплекса «Пегас» («Pegas»). Но со временем стало понятно, что в век информаци­онных технологий, которые меняются и обновляются с огромной скоро­стью, необходимо подумать о более расширенных функциях внедряемой системы, которая будет иметь больший спектр применения, а значит более сильные аналитические стороны. Поэтому и было решено усовершен­ствовать систему электронного доку­ментооборота и адаптировать её для нашего предприятия. При разработке системы мы изучили бизнес-процессы всех видов документов, создали регла­мент каждого его определённого вида, загрузили в информационную систему более шестидесяти шаблонов, с кото­рыми работают сотрудники АГМК. Расскажу лишь о нескольких из них.

Модуль системы Directum «Делопро­изводство» предназначен для автома­тизации документооборота компании и оптимизации рутинных операций по обработке бумажной документа­ции. С его помощью можно быстро регистрировать все входящие, исхо­дящие и внутренние документы, кон­тролировать исполнение поручений, резолюций и указаний руководства, а также отслеживать местонахождение бумажных оригиналов документов. Для того, чтобы занести документ в Directum, надо только заполнить поля регистрационно-контрольной карточ­ки, а регистрационный номер присво­ится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Также возможности модуля позволяют оперативно нахо­дить необходимую информацию по различным параметрам и формировать статистические отчеты по документо­обороту подразделения. Кроме того, он позволяет организовать обмен документами между сторонними организациями. При этом возможно использование электронной подписи, а специальные механизмы системы Directum позволяют осуществлять кон­троль доставки документов. И теперь для того, чтобы служебная записка была отправлена адресату в другое подразделение комбината, нет необхо­димости собирать все резолюции и не­обходимые подписи в бумажном виде, достаточно загрузить вид документа и передача всех необходимых данных будет осуществлена через особое про­граммное обеспечение, через интернет, а все образцы и формуляры заполнятся на компьютере. Процесс этот похож на отправку письма по электронной почте. При этом документ является полным аналогом бумажного с под­писью от руки и печатью. И теперь достаточно 2-3 дней для того, чтобы документ был отправлен адресату, а не 10-12 как это было ранее. Ещё одно преимущество новой системы – это возможность параллельно работать сразу с несколькими документами, сво­евременно знакомиться с замечаниями и оперативно устранять их. Также к по­ложительным моментам электронного документооборота относится ускоре­ние обмена документами и сокращение времени, а это где-то порядка 75%, со своими контрагентами (сторонними организациями), которые с помощью определённого приложения могут оз­накомиться с оригиналом документа и удостовериться, что отправителем является АГМК. Электронные до­кументы не теряются, в отличие от бумажных.

Модуль «Исполнительская дисци­плина» - ещё одна функция данной информационной системы. Для оценки работы структурных подразделений и комбината в целом, в системе раз­работана контрольная панель. С ее помощью руководители получают актуальные данные по основным пока­зателям эффективности, что позволяет контролировать деятельность как всего комбината в целом, так и анализиро­вать работу каждого структурного под­разделения и отдельного сотрудника цеха и подразделения.

Кроме того, внедрение «Directum Jazz» позволяет руководителям под­разделений, даже не находясь в каби­нете, с помощью мобильного прило­жения выдавать задания, поручения, осуществлять общее руководство производственными процессами. А мобильное приложение «Directum Solo» предназначено для рассмотрения документов и вынесения резолюций. После ознакомления с входящим письмом, руководитель может вынести резолюцию по документу, отправить на исполнение, переадресовать рас­смотрение другому сотруднику, соз­дать поручение или просто принять к сведению.

Татьяна РУДЕНКО